Table des matières
Gestion administrative
La gestion administrative s’appuie sur une base de données qui regroupe toutes les informations non comptables : l’environnement complet du majeur est organisé dans un dossier dédié.
- informations administratives ;
- texte libre ;
- liste des correspondants (économiques, sociaux, médicaux …) en relation avec la personne protégée ;
- liste des proches (famille, entourage …) de la personne protégée ;
- liste des banques ;
- patrimoine subdivisé en patrimoine mobilier et patrimoine immobilier ;
- gestion électronique des documents importants.
Toutes ces informations sont consultables rapidement à l’écran sous l’apparence d’un dossier avec onglet ou sous la forme hiérarchique d’un arbre de données.
Elles peuvent également être éditées pour être archivées dans le classeur « Personne protégée ».
Le dossier « Personne protégée » est connecté au répertoire des adresses. Ce dernier centralise les coordonnées de tous les intervenants (organismes, fournisseurs, famille, proches, etc.) en relation avec le majeur protégé.
La gestion courante s’appuie sur une base de données qualitative permettant la recherche, la consultation et l’édition de fiches ou d’états pertinents tels que des listes de personnes protégées par tribunaux, des listes de personne protégées relevant de l’aide sociale …
L‘envoi de courrier est centrale dans les fonctions de la gestion courante. L’objectif de la fonction « Gestion courrier » est de satisfaire rapidement aux besoins les plus courants d’envoi de lettres simples. Toutes les informations de la base de données qualitative peuvent être publipostées via des lettres type. L’élaboration d’une lettre s’effectue en trois temps simples :
- temps 1 : choix du personne protégée
- temps 2 : choix du correspondant économique destinataire de la lettre
- temps 3 : choix de la lettre type ou saisie du texte
Le système permet la rédaction de courriers à destinataires multiples (exemple : courrier de fin de mesure). Un duplicata peut être édité pour être mis dans le classeur de la personne protégée.
Un historique des lettres envoyées est disponible par personne protégée.
L’envoi peut être effectué par télécopie, email ou vers l’imprimante.
Gestion comptable
La comptabilité s’appuie sur une base de données comptables liée aux fiches banques et aux fiches patrimoines (immobilier, mobilier, véhicule …) du dossier du majeur protégé.. L’exercice comptable qui débouche sur le rapport de gestion à fournir au juge des tutelles s’établit sur des dates de début et de fin de période que vous définissez librement.
Le paramétrage des recettes et des dépenses intègre les notions spécifiques du métier (calcul des émoluments, reversements aides sociales …).
Le point central de la gestion comptable est la saisie de l’écriture comptable. A partir de cette dernière, TutSpeed® automatise l’ensemble des traitements suivants :
- calcul des émoluments en fonction du dernier décret ;
- calcul des reversements aide sociale ;
- suivi des dettes ;
- suivi des avoirs ;
- préparation des virements interbancaires ;
- préparation du compte rendu de gestion ;
- saisie par lot.
Pour faciliter la saisie des écritures, les fonctions suivantes sont disponibles :
- la fonction “Mémorise” sauvegarde l’ensemble des informations associées au correspondant économique, ce qui facilite les saisies suivantes sur ce même tiers ;
- la fonction “Intégration” passe automatiquement les écritures récupérées par télétransmission à la banque (voir : « Gestion des télétransmissions ”) ;
- la fonction “Équilibrer” permet d’une manière simple et ergonomique d’effectuer le rapprochement bancaire ;
- un outil de recherche permet d’afficher, d’éditer, de modifier, les écritures répondant aux critères de recherche.
La fonction « Situation générale » de la personne protégée affiche des tableaux d’aide à la décision :
- suivi du patrimoine et trésorerie ;
- suivi des recettes et dépenses ;
- suivi des correspondants économiques.
Le suivi des dettes et des avoirs est automatique. Il suffit de saisir dans la fiche du correspondant économique la somme due ou à devoir pour que TutSpeed® suive tout au long de l’année les remboursements effectués.
Gestion de la mesure
Un tableau de bord centralise tous les événements de la vie administrative ou comptable du majeur protégé. Ces événements font l’objet de rappels par le système de façon à ce que vous ne laissiez pas passer une échéance importante.
Pour l’essentiel, ces rappels sont générés par les automatismes du logiciel mais, l’utilisateur a la possibilité de créer ses propres rappels.
A titre d’exemple voici quelques évènements :
- les rappels de renouvellement de mesures apparaissent sept mois avant la date d’échéance ;
- les renouvellements de contrat selon une date que vous définissez ;
- la « présence » ou la « non présence » d’une écriture comptable dans une période déterminée peut générer une alerte ;
- le compte de la personne protégée devient débiteur ;
- la date anniversaire de la personne protégée.
Sur chaque événement, des boutons « Action » permettent d’accéder aux coordonnées téléphoniques du correspondant concerné ou à la possibilité d’écrire ou d’envoyer un e-mail.
Vous avez également la possibilité de saisir les actions de suivi de la personne protégée (diligences) dans le tableau de bord. Ces événements feront l’objet d’un état de suivi pour le compte rendu de gestion.
Gestion du cabinet
Plus spécifiques à la gestion de votre cabinet, les fonctions suivantes sont disponibles :
La fonction « Emoluments », adaptée à la loi 2009 et aux textes parus depuis, permet de calculer automatiquement (à partir de la comptabilité) une fiche de participation par personne protégée. Cette fiche peut être finalisée et adaptée manuellement. La répartition des recettes et les différents calculs sont entièrement paramétrés. Les résultats font l’objet d’édition de documents officiels et sont exportables dans le site internet OCMI (outil de calcul des mandataires individuels) de la DGCS.
Le module comptable « Saisie par lots » permet de programmer les virements des acomptes mensuels. En un seul « Clic mensuel » le programme génère l’ensemble des ordres virements.
Un état périodique est fourni. TutSpeed® effectue tous les calculs. Les bases de calcul (plafonds, pourcentages, argent de poche…) peuvent bien sûr être modifiées en fonction de la réglementation en vigueur.
En fin d’exercice le compte rendu de gestion à fournir au juge des tutelles est disponible. La clarté de la présentation permet, à ce dernier, un contrôle complet et rapide de la situation. Il est construit de la manière suivante :
- une page de garde ;
- le récapitulatif des recettes et des dépenses faisant ressortir le solde de gestion ;
- la situation générale de la personne protégée listant son patrimoine et sa trésorerie ;
- l’état de synthèse en texte libre relatant au juge les commentaires du mandataire sur l’année de gestion écoulée ;
- la liste des diligences ;
- les journaux détaillés des différents comptes (différentes présentations disponibles) ;
- une page « Annexe » (s’il y a lieu) ;
- le suivi des dettes ou des avoirs.
Les demandes d’honoraires peuvent être éditées pour être également jointes au dossier.
Gestion des télétransmissions
Associé à un logiciel de télétransmission qui peut être fourni par votre banque, TutSpeed® automatise au maximum les traitements. L’utilisation de la norme AFB (Association française de banque) permet d’échanger les informations suivantes :
- virements SEPA ;
- relevés de compte.
Votre banque ne peut pas vous fournir de logiciel de télétransmission bancaire ? Faites-nous le savoir, nous trouverons ensemble la solution.
La réception des relevés de compte AFB entraîne une intégration automatique ou semi-automatique des écritures. Il suffit « d’apprendre » à TutSpeed® ce qu’il convient de faire pour chaque écriture en fonction de son libellé. Après quoi TutSpeed® automatisera le passage des futures écritures.
Un programme additionnel permet de « réveiller » TutSpeed® pour lancer à votre place un scénario de connexion (en général entre 5 h et 7 h du matin).
Maintenance évolutive
La maintenance évolutive intègre un ensemble de services qui permettent d’assurer la pérennité du logiciel dans le temps. Basé sur une démarche pragmatique, votre contrat de maintenance prend en considération l’évolution du logiciel.
Toute modification de la réglementation entraînant des incidences dans le comportement du logiciel est prise en charge.
Cette maintenance couvre les demandes spécifiques de la banque partenaire liées à l’intégration des relevés de comptes et/ou liées aux évolutions de la norme AFB.
Les demandes de nouvelles fonctions ou l’amélioration des fonctions existantes font l’objet d’un cahier des charges annuel arbitré par ELANTEC. Dans ce cadre, les demandes qui peuvent être mutualisées à l’ensemble de la profession sont prises en compte. Le planning de réalisation et de livraison est fixé par ELANTEC
Nous pouvons prendre en compte les demandes très spécifiques de nos clients dans les conditions suivantes :
- la réalisation n’excède pas un jour/homme ;
- un devis peut être établi en fonction de la complexité de réalisation.
Chaque installation nécessite une personnalisation :
- lettres présentées selon le désir du client ;
- nombre de postes simultanés ;
- paramétrage du logiciel de télémaintenance Anydesk fourni gratuitement par ELANTEC.
Maintenance second niveau
Tous nos clients bénéficient d’une mise à jour gratuite. L’opération se fait automatiquement sans intervention physique d’ELANTEC. Au démarrage, le logiciel annonce la disponibilité d’une mise à jour que l’utilisateur peut installer immédiatement. En cas de refus, la mise à jour sera reproposée régulièrement.
Les déplacements exceptionnels sur site sont facturés.
Les dysfonctionnements constatés font l’objet d’une réponse rapide.
La maintenance « second niveau » comprend :
- la connexion sur le site du client ;
- le téléchargement des bases de données ;
- la correction du problème ;
- la publication d’une nouvelle version mise à jour.
Les évolutions techniques sont prises en charge, quelle que soit l’ampleur des corrections. Cette maintenance couvre les prestations « Evolution des systèmes d’exploitation Microsoft » : les nouvelles versions de Windows donnent lieu à une vérification complète du logiciel et à la mise en œuvre des corrections ou des reprogrammations nécessaires.
A titre d’exemple, les opérations suivantes ont déjà été réalisées : passage de Windows NT, XP, Vista, Seven, 10 et 11, passage de TutSpeed® d’une technologie 16 bits à une Technologie 32 bits et désormais 64 bits…
Sécurité et confidentialité
Deux types de sécurité balisent le progiciel, la sécurité des accès à vos données et la sécurité de données dans le cadre des sauvegardes.
Un module additionnel se réveille la nuit pour sauvegarder vos bases de données sur le support de votre choix. Cinq versions de sauvegardes représentant les cinq derniers jours sont ainsi disponibles dans le cas de problèmes matériels. La sixième version écrase la première.
Toutefois dans le cadre de la sécurité incendie, il est conseillé de mettre périodiquement une sauvegarde à l’abri, en dehors du lieu de travail.
La sécurité des données est assurée sans aucune intervention de votre part.
Elantec a signé un partenariat avec ArxOne, société spécialisée dans les sauvegardes externalisées. Ce partenariat nous permet de vous proposer à faible coût une sauvegarde externalisée avec engagement de restitution, que ce soit pour vos données de TutSpeed® ou pour toutes celles que vous souhaitez ajouter.
L’accès au progiciel peut être protégé par un mot de passe. Un nombre illimité d’utilisateurs peut être défini.
Chaque utilisateur peut être habilité à l’une des fonctions suivantes :
- secrétariat (bases de données et courrier) ;
- comptabilité (+ secrétariat) ;
- mandataire (personnalisation du logiciel + comptabilité) ;
- administrateur (gestion des utilisateurs + mandataire).
Dans le cadre de son habilitation (ou autorisation d’accès), un utilisateur (par exemple : un(e) secrétaire) peut être affecté à un ou plusieurs mandataires et avoir accès à leurs données. Des économies d’échelle peuvent être réalisées sur un cabinet.
Des groupes de personne protégées peuvent être créés. Un ou plusieurs groupes peuvent être affectés à un ou plusieurs utilisateurs.
A la différence des logiciels en ligne, TutSpeed® est installé sur votre ordinateur : l’ensemble des données des mesures sont conservées chez vous. Vous en gardez la maitrise et la confidentialité. A une époque ou plus aucun grand Groupe n’est à l’abri d’un piratage, ne pas avoir à partager vos données limite le risque de vol.
Conditions tarifaires
Que vous soyez mandataire débutant ou mandataire confirmé, la tarification de TutSpeed® s’adapte à votre situation professionnelle avec les formules :
– location ;
– achat.
Différentes formules qui vous permettent d’utiliser la licence TutSpeed® et qui peuvent aussi évoluer avec votre propre évolution.
Le contrat de maintenance est indissociable du contrat de licence de TutSpeed®. Il peut toutefois s’adapter à vos préférences. Vous pouvez choisir entre :
- Un coût de maintenance adaptable à votre situation (variable par tranche de mesures) à partir de 15,00 € HT par mois
- Un coût fixe, quel que soit le nombre de mesures que vous gérez : 50€ HT par mois.
Offre « jeunes diplômés »
Vous êtes jeune diplômé* et vous débutez dans la profession de MJPM. Difficile de prédire tout de suite un volume d’activités. Combien de mesure allez-vous gérer ? Et comment ?
Car cette première année est aussi celle où vous allez sélectionner votre outil de gestion des mesures. Vous laisser le temps d’y voir plus clair, de mieux connaitre vos besoins en testant un logiciel sans vous engager : c’est notre façon de vous accompagner dans vos premier pas.
*Offre réservée aux MJPM diplômés depuis moins de 12 mois : mise à disposition de Tutspeed® gratuitement pendant un an, sans engagement d’achat. Prenez le temps de découvrir notre logiciel de gestion Tutspeed® : conçu sous la direction de MJPM expérimentés, il répond simplement à 100% des besoins.
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